POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASCENDIS Auditores y Consultores Gerenciales S.A.

 

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ASCENDIS Auditores y Consultores Gerenciales S.A., la cual será la responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante LA EMPRESA).

 

  1. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASCENDIS Auditores y Consultores Gerenciales S.A.

NIT: 80501954-5

Domicilio: Santiago de Cali

Dirección: Calle 19N Nª 2N 29 Of. 902 Edificio Torre de Cali

Teléfono: 6536802

Correo electrónico: info@ascendis.com.co

 

  1. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. TRATAMIENTO 

LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, y con los propósitos de un adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolectara, almacenara, usara, circulara y suprimirá Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

  1. FINALIDAD 

Los datos de titulares que sean autorizados para su tratamiento, de conformidad con esta política y la Ley, tendrán como finalidades las siguientes:

  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Empresa.
  • Cumplir con los procesos internos de la Empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes. .
  • Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Empresa, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Empresa.
  • Procesos al interior de la Empresa, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  • Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  • Las demás finalidades que determine el responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Empresa.
  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Empresa o quien contractualmente sean el encargado del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido por la Ley o no hayan sido autorizados expresamente.
  2. b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  3. c) Presentar solicitudes ante la Empresa o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  5. e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Empresa, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento LA EMPRESA o quien sea el Encargado del Tratamiento haya incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no haya una obligación legal o contractual de mantener los datos personales en la base de datos del Responsable o de quien sea el Encargado del Tratamiento.
  6. f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
  7. g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
  8. h) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
  9. i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Firma para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
  10. j) Conocer a la dependencia o persona facultada por la Firma frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Los Titulares o quienes la Ley haya establecido como legitimados, de conformidad a lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013,  podrán ejercer sus derechos de conformidad a lo dispuesto en la Ley y a través de los canales de atención que para esos efectos haya adoptado LA EMPRESA o quien sea el Encargado del Tratamiento. Los niños, niñas y adolescentes podrán ejercer estos derechos a través de las personas  que estén facultadas para representarlos.

Así mismo y en virtud a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, podrá suministrarse la información de datos sujetos a tratamiento a quienes la misma Ley haya autorizado para ello.

  1. ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La Empresa ha designado al departamento de Servicio al Cliente como el área encargada de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. El departamento de servicio al cliente designará a un funcionario que se encargará de dar trámite y respuesta a las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales, de conformidad con la Ley y esta política.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

  1. a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política como, por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

Los datos de contacto del Servicio al Cliente son:

  • Dirección física: Calle 19N Nª 2N 29 Of. 902 Edificio Torre de Cali
  • Dirección electrónica: info@ascendis.com.co

 

 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

8.1. Consultas

La Empresa dispondrá de mecanismos para que el Titular o quienes se encuentren legitimados, en virtud a lo establecido en el artículo 20 de la Ley 1581 de 2012, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Empresa.

Así mismo, los niños, niñas y adolescentes podrán formular sus consultas a través de las personas que se encuentren facultadas para representarlas.

Los mecanismos designados por La Empresa para el cabal ejercicio de los derechos que consagra la Ley, serán el correo electrónico seleccionado o la presencia física en las instalaciones de la Empresa. La correcta determinación de los mecanismos de atención que ha dispuesto la EMPRESA se hará en el acápite correspondiente de esta política de tratamiento de datos personales.

Cualquiera que haya sido el medio escogido por el titular o sus legitimados para ejercer los derechos que la misma Ley consagra, la Empresa guardará prueba de la consulta y su correspondiente respuesta.

  1. a) Si el solicitante estuviere legitimado conforme a la Ley para formular la consulta, la Empresa recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en sus bases de datos, sea física o electrónica, y que se encuentre vinculada a ésta, y se la hará conocer al solicitante.
  2. b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Empresa.
  3. c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida dentro de los (10) hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud por parte de la EMPRESA, se contactará al solicitante para informarle de los motivos por los cuales no se podrá dar respuesta en dicho término. En todo caso, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular o quienes estén legitimados para su comunicar su solicitud.

8.2. Reclamos

La Empresa dispone de canales para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Firma que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Empresa.

Los canales dispuestos por la EMPRESA para que los titulares o sus legitimados puedan presentar los reclamos a los que haya lugar y en virtud a las causales establecidas en la Ley, serán los siguientes:

Canal físico o presencial: En las instalaciones de La Empresa. Es decir, la Calle 19N No. 2N-29, oficina 902, Edificio Torre de Cali.

Canal electrónico: A través del correo electrónico info@ascendis.com.co.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

  • Deberá dirigirse a ASCENDIS por vía electrónica a la dirección de correo;  físicamente la dirección Calle 19N Nª 2N 29 Of. 902 Edificio Torre de Cali; o telefónicamente en la línea de atención (+57-2) 6536802.
  • Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
  • Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
  • Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
  • Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

La Empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

  1. f) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Empresa requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. g) Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Empresa no es competente para resolverlo, dará traslado Analista de Servicio al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
  3. h) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Empresa donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. i) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  5. VIGENCIA

Esta Política rige a partir de enero 1 del año 2017. Los datos de titulares que sean objeto de tratamiento conforme a la normatividad vigente y a esta política de tratamiento de datos personales, permanecerán en nuestras bases de datos durante el mismo tiempo de duración del objeto social de ASCENDIS Auditores y Consultores Gerenciales S.A, siempre que los datos personales no sean objeto de supresión y/o revocatoria conforme a lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 y el artículo 2.2.2.25.26 del Decreto 1074 de 2015.